Instrukcja użytkownika

Aplikacja powstała dla potrzeb Archiwum Państwowego Rzeszowie. Ma ona ułatwić tworzenie ewidencji dla materiałów kategorii „A” przekazywanych do Archiwum. Weszła do stosowania na mocy zarządzenia nr 7/2018 Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie z dnia 24 sierpnia 2018 roku w sprawie elektronicznego sporządzania ewidencji materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego w Rzeszowie.
Aplikacja internetowa nie wymaga od użytkownika instalacji na komputerze osobistym. Wystarczy posiadać komputer podłączony do Internetu, przeglądarkę internetową oraz aktywny adres e-mail, na który po zakończeniu procedury rejestracji - zostanie przesłane hasło do twojego konta.
W celu poprawnej obsługi aplikacji internetowej AKCESJA zaleca się:
  • korzystanie z najnowszej wersji jednej z przeglądarek internetowych, np.:
    •  Firefox,
    •  Google Chrome,
    •  Opera,
    •  Microsoft Edge,
    •  Internet Explorer - wersja 11.
  • opcjonalnie instalację aplikacji do odczytu plików PDF (zależy od ustawień używanej przeglądarki internetowej), np.  Acrobat Reader DC.

Nie rekomendujemy i nie udzielamy wsparcia technicznego w przypadku stosowania jakiejkolwiek wersji:

  •  Internet Explorer w wersji niższej od 11,
  •  Safari.

W grudniu 2015 roku Microsoft zaniechał wsparcia technicznego dla IE 8, 9 i 10. Użytkownikom zaproponował zainstalowanie w swoich komputerach IE 11, który nadal ma wsparcie producenta lub przejśćie na nową przeglądarkę Edge (pojawiła się na rynku wraz z systemem Windows 10).

Przeprowadzone testy pokazały, że AKCESJA poprawnie działa w najnowszej wersji przeglądarki Internet Explorer 11, ale wyświetlanie stron jest znacznie wolniejsze niż w Firefox, Chrome, Edge i Opera. Przy pobieraniu dużej liczby rekordów z serwera odczyt trwa trzy razy dłużej.

Safari w wersji 5.1.7, testowana na komputerze z systemem operacyjnym Windows 10 - nie potrawiła poprawnie zinterpretować prostych skryptów JS i jQuery oraz wyświetlić responsywnie danych z tabel w oknach o mniejszym rozmiarze.


Etap Ozn. Opis
1
Rejestracja użytkownika w portalu AKCESJA.
2
Rejestracja firmy (jednostki organizacyjnej), której materiały archiwalne przekazuje użytkownik do AP.
3
Przygotowanie spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do AP.
4
Archiwum Państwowe sprawdza dane wprowadzone przez użytkownika.
5
Dostarczenie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
6
Koniec sprawy.

Etap 1 jest wykonywany tylko raz.

Zdecydowana większość użytkowników przekazuje materiały archiwalne jednej firmy. Jednak etap 2 niekoniecznie będzie zrealizowany jednokrotnie. Zależy to od techniki pracy użytkownika. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale Kartoteka firm (jednostek organizacyjnych)- przykłady.

W przypaku stwierdzenia przez Archiwum Państwowe, że wprowadzone przez użytkownika informacje o przekazywanych materiałach archiwalnych nie są poprawne pod względem formalnym, to etapy 3 i 4 mogą być wykonywane wielokrotnie, aż do momentu poprawnej weryfikacji danych.
Poniżej zostały opisane czynności, które należy wykonać w celu zarejestrowania użytkownika.
1) W startowym oknie aplikacji AKCESJA klikamy w przycisk .
2) Na formularzu rejestracyjnym uzupełniamy dane:
  • login (unikalny identyfikator używany do zalogowania),
  • nazwę firmy przekazującej materiały archiwalne i jej dane adresowe
  • email (będziesz na niego otrzymywał różne informacje, m.in. o dalszym sposobie postępowania po zakończeniu kolejnego etapu przekazywania danych do AP - począwszy od 3),
  • wyrażenie zgody na przetwarzanie wpisanych danych przez AP,
  • przepisanie kodu z obrazka (gdy jest on nieczytelny, to należy użyć przycisku w celu wygenerowania innego kodu).



3) Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem .
Gdy dane będą poprawne, to zostaną wyświetlone:
  • informacja o wysłaniu na podany email wiadomości z hasłem startowym, którego należy użyć przy pierwszym logowaniu do aplikacji AKCESJA,
  • dane zarejestrowanego użytkownika.


4) Sprawdź skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej (ewentualnie SPAM). Znajdziesz w niej emaila o przedstawionej poniżej treści.
Potwierdzenie rejestracji w serwisie AKCESJA

Witaj !

Dziękujemy za rejestrację w serwisie AKCESJA.

Możesz w pełni korzystać z jej funkcjonalności. W tym celu należy zalogować się na stronie https://eakcesja.pl/rzeszow

Twój login to: JACEK
Wygenerowano hasło starowe: S7Hu9May

Rejestrację wykonano z adresu IP: 241.26.314.182.

Życzymy miłego użytkowania programu.

Ta wiadomość została wygenerowana automatycznie. Proszę nie odpowiadać na adres emaila, z którego została ona wysłana.

Pozdrawiamy
Zespół AKCESJA

5) Użyj przycisku , aby przejść do strony startowej aplikacji AKCESJA w celu pierwszego zalogowania.

W celu rozpoczęcia pracy w aplikacji AKCESJA, należy dokonać logowania przy pomocy loginu i hasła. W przypadku pierwszego logowania dane te zostały wysłane pocztą elektroniczną.




Po wpisaniu:

  • nazwy użytkownika jako loginu  1 
  • i hasła  2 
zatwierdzamy wprowadzone dane przyciskiem  3 .

Prawidłowo zakończona autoryzacja zakończy się przekierowaniem użytkownika do kartoteki firm (jednostek organizacyjnych). Opis znajduje się w rozdziale Rejestracja firmy (jednostki organizacyjnej), której dane przekazywane są do AP.

Wpisanie błędnej nazwy użytkownika lub hasła powoduje wyświetlenie informacji

Musisz ponownie spróbować zalogować się do aplikacji AKCESJA.

W przypadku użytkownika niezalogowanego do aplikacji AKCESJA w górnym menu będzie widoczny przycisk .



Natomiast użytkownik zalogowany do aplikacji AKCESJA w górnym menu będzie miał dostępne:

  • podmenu z nazwą zalogowanego użytkownika do edycji jego danych oraz zmiany hasła,
  • przycisk do bezpiecznego zakończenia pracy z aplikacją.


W aplikacji AKCESJA wszystkie operacje na danych wykonujemy przy pomocy przycisków. Zawsze ich wygląd i przeznaczenie jest identyczne.
 Dodaj  - dodanie nowych danych  1 
- edycja danych  2 
- usunięcie danych (jeden wiersz)  3 

Przycisk  4  pozwala na ukrycie lub pokazanie wybranych kolumn przez ich odznaczanie lub zaznaczanie.

Wyświetlane dane mogą być posortowane po każdej kolumnie, w nagłówku której występuje znak  5 . Kliknięcie w nagłówek kolumny spowoduje posortowanie danych narastająco (pojawi się znak ), a ponowne kliknięcie - posortowanie danych malejąco (pojawi się znak ).

W celu wyszukiwania danych należy w pole tekstowe  6  wpisać szukany ciąg znaków. Nie ma znaczenia wielkość liter (małe czy duże). Dane zostaną wyfiltrowane w ten sposób, że będą widoczne tylko wtedy, jeśli w której kolwiek kolumnie zawierają wpisany ciąg znaków.

Aplikacja łatwo i skutecznie skaluje strony internetowe. Będzie ona poprawnie wyświetlana na komputerach stacjonarnych, tabletach i smartfonach. Kolumny, które nie będą mogły zmieścić się na ekranie zostaną automatycznie ukryte, a w wierszach pojawi się przycisk , pozwalający na podgląd ukrytych danych (tzw. rozwinięcie wiersza). W rozwiniętm wierszu pojawi się przycisk w celu ukrycia wyświetlonych danych (zwinięcie wiersza), które normalnie nie mieszczą się na ekranie ze wzgledu na jego mniejszą szerokość.

Przyciskiem  7  rozwijamy wszystkie wiersze, a przyciskiem  8  je zwijamy.



Aplikacja kontroluje poprawność danych wprowadzanych na formularzach i w przypadku błędów wyświetla odpowiednie informacje w kolorze czerwonym.
Poniższa galeria przedstawia przykładowe formularze z błędami popełnionymi przez użytkownika przy wprowadzaniu danych.

Główne okno zalogowanego użytkownika zawiera listę firm, których materiały archiwalne przekazujesz do Archiwum Państwowego. Tuż po zarejestrowaniu użytkownika będzie ona pusta. Taką sytuację przedstawia poniższa ilustracja.

W celu dodania nowej firmy należy użyć przycisku i wprowadzić następujące dane:

  • miejsce dostarczenia materiałów archiwalnych (oddział AP, do którego przekażemy materiały archiwalne),
  • nazwę firmy, której materiały będziemy przekazywać.

Przycisk służy do zakończenia procesu rejestracji firmy w kartorece. Wprowadzone dane pojawią się na liście.



Przeznaczenie pozostałych przycisków:
- edycja danych wybranej firmy,
- przejście do kartoteki przekazywanych przez wybraną firmę materiałów archiwalnych,
- usunięcie wybranej firmy (dostępny tylko wówczas gdy kartoteka przekazywanych materiałów archiwalnych jest pusta).

W kolumnie St. widoczny jest status sprawy, czyli etap przekazania materiałów archiwalnych, natomiast w kolumnach: , , , - ilość danych wprowadzonych przez użytkownika.

Opis oznaczeń stosowanych w w/w kolumnach:
- użytkownik wprowadza dane
- Archiwum sprawdza dane
- dostarczenie teczek do Archiwum
- sprawa zakończona
- łączna ilość wprowadzonych danych
- ilość NIESPRAWDZONYCH danych
- ilość PRAWIDŁOWYCH danych
- ilość BŁĘDNYCH danych

1) Użytkownik sporadycznie przekazuje materiały archiwalne jednej firmy (jednostki organizacyjnej) do AP.



2) Użytkownik przekazuje w tym samym czasie do AP dużą ilość dokumentacji jednej firmy, dlatego zarejestrował wiele firm z opisam jakiego okresu dotyczy przekazywana dokumentacja.



3) U użytkownika 'wylądowała' dokumentacja z kilku firm.



4) Korelacja przypadków opisanych w pkt. 2 i 3.


Nie powinna mieć miejsca sytuacja, gdzie firma prowadząca usługi archiwistyczne rejestruje się jako użytkownik, a następnie ewidencjonuje kolejne jednostki organizacyjne zlececeniodawców. Jest to niezgodne z przepisami.


W takim przypadku rejestracji w AKCESJA powinna dokonać jednostka mająca przekazywać dokumentację do AP i udostępnić dane (login i hasło) firmie świadczącej usługi archiwistyczne, która będzie działać w jej imieniu.

Po zalogowaniu do aplikacji wyświetlana jest lista firm, których materiały archiwalne przekazujesz do AP.



1) W celu wprowadzania informacji o przekazywanych materiałach archiwalnych należy wybrać przycisk .
Zostaną wyświetlone trzy panele:
 1  informacja o etapie na którym znajduje się sprawa przekazania materiałów archiwalnych do AP,
 2  filtry (zawężanie wyświetlanych danych),
 3  lista przekazywanych materiałów archiwalnych.

Widoczny w prawym górnym rogu każdego panelu przycisk służy do zwijania panelu (będzie widoczny tylko jego nagłówek), natomiast przycisk rozwija panel (będzie widoczna cała jego zawartość).

2) Aby wprowadzić nowe dane dotyczące przekazanych materiałów archiwalnych klikamy w przycisk .
Zostanie wyświetlony formularz, na którym wprowadzamy szereg informacji o przekazywanych materiałach archiwalnych. Są to: sygnatura, tytuł, znak teczki, ilość stron lub kart, daty skrajne, język, format strony, postać dokumentu, opis zewnętrzny, opis fizyczny, uwagi. W przypadku dokumentacji technicznej uzupełniamy dodatkowo: miejscowość, twórca, jednostka projektowa, branża, stadium i nośnik, a dokumentacji kartograficznej: materiał, technika, szerokość, wysokość, skala, liczba arkuszy i dubletów, rodzaj oraz godło mapy.





3) Wpisane dane zatwierdzamy przyciskiem .

4) Czynności z pkt. 2 - 3 powtarzamy do momentu wprowadzenia wszystkich danych.

5) Gdy wprowadzimy wszystkie dane o przekazywanych materiałach archiwalnych, to zakańczamy ten etap przyciskiem   Zakończ ten etap  .
Należy twierdąco odpowiedzieć na pytanie o zakończenie etapu wprowadzania danych, klikając przycisk   Tak  .

Zostaniesz automatycznie przekierowany do kolejnego etapu, tj. Archiwum Państwowe sprawdza dane wprowadzone przez użytkownika.

W tym etapie nie realizujesz żadnych czynności. Nie masz możliwości zmiany wprowadzonych danych.
Po zalogowaniu do aplikacji AKCESJA i wybraniu firmy, której materiały archiwalne przekazujesz do AP, uzyskasz informację o osobie weryfikującej wprowadzone dane.

Etap kończy się wysłaniem wiadomości email do użytkownika.

Gdy dane będą poprawne, to otrzymasz email o następującej treści.

Zakończenie sprawdzenia danych wprowadzonych do serwisu AKCESJA przez użytkownika JACEK

Witaj !

Archiwum Państwowe w Rzeszowie sprawdziło wprowadzone dane do serwisu AKCESJA. Są one poprawne pod względem formalnym.

Proszę teraz wykonać następujące czynności:

  • Zaloguj się do AKCESJA.
    login użytkownika: JACEK
    firma: Wojewódzki Zarząd Inwestycji w Niewiadomej
  • Wydrukuj w dwóch egzemplarzach spis materiałów archiwalnych (oddzielnie dla każdego rodzaju dokumentacji).
  • Umów termin dostarczenia materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
    Osoba do kontaktu: Leszek Mierzwa
    tel.: 17 230 48 08 wew. 309
    email: zasob@rzeszow.ap.gov.pl
  • Dostarcz materiały archiwalne do Archiwum Państwowego pod adres Rzeszów, ul. Władysława Warneńczyka 57 w umówionym terminie.

Ta wiadomość została wygenerowana automatycznie. Proszę nie odpowiadać na adres emaila, z którego została ona wysłana.

Pozdrawiamy
Zespół AKCESJA

Zostaniesz automatycznie przekierowany do kolejnego etapu, tj. dostarczenia materiałów archiwalnych do AP.


Gdy wprowadzone dane nie są poprawne, to otrzymasz email z informacją o popełnionych błędach.

Zakończenie sprawdzenia danych wprowadzonych do serwisu AKCESJA przez użytkownika JACEK

Witaj !

Archiwum Państwowe w Rzeszowie sprawdziło wprowadzone dane do serwisu AKCESJA. Pod względem formalnym zawierają one błędy.

Proszę zaloguj się do AKCESJI.
login użytkownika: JACEK
firma: Wojewódzki Zarząd Inwestycji w Niewiadomej
i popraw błędne dane opisane w poniższej tabeli.

Lp. Znak teczki Tytuł Informacja z Archiwum
A 3 FK-031 Bilans roczny - WZI (Wojewódzki Zarząd Inwestycji) na 31.XII.1990r. Niezgodność tytułu teczki z datami skrajnymi od - do

Ta wiadomość została wygenerowana automatycznie. Proszę nie odpowiadać na adres emaila, z którego została ona wysłana.

Pozdrawiamy
Zespół AKCESJA

Zostaniesz automatycznie cofnięty do poprzedniego etapu, tj. przygotowanie spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do AP w celu poprawienia błędów.

Etap ten wykonywany jest tylko wtedy, gdy popełnisz błędy przy wprowadzaniu danych.
W otrzymanej wiadomości email a Archiwum Państwowego są wyszczególnione błędy.

Poniżej opisano sposób ich poprawiania.

  • W sekcji Filtry wybieramy błedny Status danych   1 . Widok z danymi zostanie zawężony w ten sposób, że widoczne będą tylko rekordy zawierające błędy.

  • Każdy z rekordów edytujemy przyciskiem   2  i poprawiamy dane.

    Na przykładzie z ilustracji poprawiamy Rok OD i Rok DO. W kolumnie St. zmieni się oznaczenie statusu danych z ( BŁĘDNE dane) na NIESPRAWDZONE dane. W ten sposób pracownik Archiwum Państwowego będzie wiedział, które dane poprawiał użytkownik i ponownie je zweryfikuje.

  • Gdy poprawisz wszystkie błędy, to używasz przycisku   Zakończ ten etap    3 .



  • Należy twierdąco odpowiedzieć na pytanie o zakończenie etapu wprowadzania danych, klikając przycisk   Tak  .


    Powoduje to zawiadomienie AP o zakończeniu poprawiania danych automatycznie wygenerowaną wiadomością email i przejście do etapu Archiwum Państwowe sprawdza dane wprowadzone przez użytkownika.

W tym etapie należy zrealizować następujące czynności:

  • wydrukować w dwóch egzemplarzach spisy materiałów archiwalnych (oddzielnie dla każdego rodzaju dokumentacji),
  • umówić termin dostarczenia materialów do Archiwum Państwowego (preferowany kontakt telefoniczny),
  • dostarczyć do AP w umówionym terminie materiały archiwalne.

Sposób wydruku spisów materiałów archiwalnych:

  • W sekcji Filtry wybieramy kolejno każdy Rodzaj dokumentacji   1 
  • Jeśli wybrany rodzaj dokumentacji został zaewidencjonowany, to będzie widoczny przycisk   2 , w który należy kliknąć.


Zostanie wyświetlony spis materiałów archiwalnych. Scenariusz jego wydruku zależy od używanej przeglądarki internetowej i jej konfiguracji. Zazwyczaj kombinacja klawiszy CTRL + P (trzymając wciśnięty klawisz CTRL naciskamy klawisz P) otwiera okno dialogowe z wyborem drukarki i ustawianiem parametrów wydruku.




Przycisk rozwija okno z mapą Google z wyślietloną lokalizacją, gdzie dostarczysz materiały archiwalne.



Gdy po upływie czasu, będziesz musiał ponownie przekazać materiały archiwalne do AP tej samej firmy, to w aplikacji AKCESJA nie rejestrujesz już użytkownika i firmy, której materiały archiwalne będziesz przekazywał.
Po zakończeniu odbierania materiałów przez Archiwum, w kartotece firm w kolumnie St. widoczny jest status zakończonej sprawy, czyli , a pod nim przycisk .

Należy go użyć w celu uruchomienie procesu przekazania nowych materiałów archiwalnych.



Następnie trzeba twierdąco odpowiedzieć na pytanie o rozpoczęcie procesu przekazania nowych materiałów archiwalnych, klikając przycisk   Tak  .


W kolumnie St. widoczny będzie znak , co oznacza przejście do nowego etapu wprowadzanie informacji o materiałach archiwalnych przekazywanych do AP.

Użytkownik aplikacji AKCESJA może zmienić swoje dane z wyjątkiem loginu i emaila. Wykonujemy to w naastępujący sposób:

  • W głównym menu aplikacji rozwijamy podmenu opcji Użytkownik  1  , z którego wybieramy podopcję Edycja danych użytkownika  2 .



  • Na formularzu do edycji danych użytkownika zmieniamy dane.



  • Wprowadzone dane zatwierdzamy przez kliknięcie w przycisk .

Każdy posiadacz konta w aplikacji AKCESJA może samodzielnie zmienić hasło pod warunkiem, że nie zapomniał dotychczas używanego hasła (jest zalogowany). Hasło zmieniamy w następujący sposób:

  • W głównym menu aplikacji rozwijamy podmenu opcji Użytkownik  1  , z którego wybieramy podopcję Zmiana hasła użytkownika  2 .



  • Na formularzu do zmiany hasła wprowadzamy: obecne hasło, nowe hasło oraz powtarzamy nowe hasło.
    Nowe hasło musi spełniać reguły polityki bezpieczeństwa haseł.



  • Wprowadzone dane zatwierdzamy przez kliknięcie w przycisk .
  • Zostanie wyświetlona informacja o udanej zmianie hasła.



  • Używamy przycisku , aby przejść do strony z której została wywołana funkcja zmiany hasła użytkownika.
  • Przy kolejnym logowaniu do aplikacji AKCESJA korzystamy z nowego hasła.

Aplikacja AKCESJA wymusza na użytkowniku okresową zmianę hasła. Ma to miejsce w przypadku, gdy hasło nie zostało zmienione przez okres ostatnich 30 dni. Wówczas po zalogowaniu zostanie wyświetlony formularz zmiany hasła. Użytkownik będzie mógł skorzystać z funkcjonalności aplikacji, dopiero wtedy gdy prawidłowo przeprowadzi procedurę zmiany hasła.

Sposób postepowania przy wymuszonej zmianie hasła jest niemal identyczny jak przy indywidualnej zmianie hasła różni się jedynie brakiem konieczności podania poprzedniego hasła.

W przypadku utraty hasła należy na stronie logowania do aplikacji AKCESJA https://eakcesja.pl/rzeszow/ klikąć w link Nie pamiętam hasła, a następnie wpisać login lub email użytkownika aplikacji AKCESJA. Dla zabezpieczenia formularza przed robotami spamującymi wymagane jest przepisanie kodu z obrazka. Gdy wyświetlony na obrazku kod jest nieczytelny, to należy użyć przycisku w celu wygenerowania innego kodu.

Operację odzyskiwania hasła uruchamiamy przyciskiem .

Zostanie wyświetlona informacja o wygenerowaniu nowego hasła.

Powracamy do okna logowania, klikając w przycisk .

Do użytkownika zostanie wysłany email z nowym hasłem. Sprawdź skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej (ewentualnie SPAM).

Nowe hasło dostępu do serwisu AKCESJA

Witaj !

W serwisie AKCESJA wywołano funkcję wygenerowania nowego hasła po jego zapomnieniu przez podanie Twojego loginu lub emaila.

Twój login to nadal: JACEK
Nowe hasło: x3dOpH7r

Funkcja wygenerowania nowego hasła została została wykonana z adresu IP: 241.26.314.182.

Życzymy miłego użytkowania programu.

Ta wiadomość została wygenerowana automatycznie. Proszę nie odpowiadać na adres emaila, z którego została ona wysłana.

Pozdrawiamy
Zespół AKCESJA

Przy logowaniu do aplikacji AKCESJA należy użyć nowego hasła.

W celu poprawnego zakończenia pracy w aplikacji AKCESJA oraz ograniczenia dostępu do danych przez osoby nieuprawnione zaleca się, aby po zakończeniu pracy każdorazowo wylogować się z konta użytkownika. W tym celu należy kliknąć w przycisk .

Zamknięcie zakładki przeglądarki internetowej, w której otoworzono aplikację AKCESJA nie jest równoznaczne z wylogowaniem. W takiej sytuacji, po ponownym wpisaniu w polu adresu przeglądarki internetowej https://eakcesja.pl/rzeszow/ spowoduje otworzenie aplikacji AKCESJA z rejestrem firm, których materiały przekazujemy do AP, tj. strony startowej otwieranej po zalogowaniu użytkownika. Wynika to z faktu, że nie została zakończona sejsja w przeglądarce internettowej. Jej zakończenie nastąpi dopiero po zamknięciu przeglądarki internetowej.

W przypadku wylogowania, gdy wpiszemy lub wkleimy w polu adresu przeglądarki internetowej link do wcześniej używanej strony w aplikacji AKCESJA, to zostaniemy automatycznie przekierowani do strony logowania (wcześniej prawidlowo zakończono sesję).
Zapewnienie bezpieczeństwa danych:
  • Nie podawaj swojego loginu i hasła innym osobom.
  • Twoich danych nie może wyświetlić inny użytkownik. Próba dostępu do danych innego użytkownika przez modyfikację wpisu w pasku adresu przęglądarki internetowej powoduje wylogowanie użytkownika.
  • W aplikacji AKCESJA stosowana jest odpowiednia polityka bezpieczeństwa haseł.
  • Dodatkowo po upływie 30 dni od ostatniej zmiany hasła, aplikacja wymusi jego zmianę natychmiast po zalogowaniu.
  • Pamiętane są wszystkie udane i nieudane próby logowania użytkowników (data i godzina oraz IP).
  • Użytkownik jest informowany o ostatniej udanej i nieudanej próbie logowania.
  • Po stwierdzeniu 30 minutowej bezczynności użytkownika zostaje on automatycznie wylogowany.
  • Zabezpieczenie przed atakami XSS, czyli filtrowanie i walidacja danych wprowadzanych przez użytkownika. Złośliwy kod HTML i JavaScript jest tylko wyświetlony, a nie wykonywany.
  • Zabezpieczenie witryny internetowej certyfikatem SSL (Secure Sockets Layer). Usługa realizowana jest przez zaawansowane szyfrowanie, które pozwala na ochronę przetwarzania wrażliwych informacji, takich jak dane prywatne, loginy i hasła.

  • Każdego dnia wykonywana jest automatyczna kopia bazy danych na inny dysk, a raz tygodniowo dane kopiowane są na zewnętrzny serwer.

Zwrotna wiadomość email z hasłem jest wysyłana natychmiast po zarejestrowaniu użytkownika.

Brak wiadomości email w skrzynce odbiorczej programu pocztowego może wystąpić tylko w dwóch przypadkach.

1) Użytkownik wpisał błędny email. Gdy wpisano email, który nie istnieje, to wiadomość nie została wysłana. Natomiast gdy podano email innej osoby, to wiadomość trafiła właśnie do niej.

2) W przypadku wpisania swojego emiala istnieje znikoma możliwość, że wiadomość zwrotna z hasłem została potraktowana jako SPAM i umieszczona w folderze skrzynki odbiorczej dedykowanej dla tego typu wiadomości. Wynika to z faktu, że wiadomości email z AKCESJI wysyła automat.

Po zalogowaniu się do aplikacji wyświetlana jest

Wybieramy przycisk  1 .

Otworzona zostanie

Wybieramy przycisk  Dodaj   2 .

Zostanie otworzony formularz do wprowadzania informacji o przekazywanych materiałach archiwalnych.

Należy rozpatrzyć dwa przypadki.

1) Dokumentacja klasyfikowana według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
Podstawowa zasada przy wprowadzaniu takich danych, to uporządkowanie ich narastająco według dwóch kluczy:

  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, który ma odzwierciedlenie w Znaku teczki  1 ,
  • chronologicznie - odzwierciedlenie w Rok OD  2 .

2) Akta sądowe.
Należy uporządkować dane narastająco według jednego klucza - znak sprawy.

Jednostki samorządowe (firmy również) stosują różne sposoby znakowania teczek, np. 0042, 49/34, ZOA 6410, DPN/A-4030, HDW.6410, C 283/57, 9260-8/80, SAO.9260-23/80, GiGG/D/6320/32/95, KBW-DRZ-0111-/2000. Właśnie to sprawia, że AKCESJA automatycznie nie sortuje danych po kolumnach: Znak teczki oraz Data od, a wymusza na użytkowniku wpisywanie Lp.

Najistotniejsze jest (wspomniane wcześniej) przygotowanie (posegrowanie) materiałów archiwalnych.

Natomiast przy wprowadzaniu danych do AKCESJI pomocne może być umiejętne korzystanie z dostępnych na formularzu przycisków   i  .

Praktyka pokazuje, że użytkownik po zapisaniu danych wprowadzonych na formularzu, sprawdza czy zostały one zapisane. W tym celu musiałby przewinąć wyświetlane dane na dół strony.

Przy większej ilości danych są one stronicowane. Wtedy proces ten byłby jeszcze dłuższy.

Dopiero po wprowadzeniu wszystkich danych, w celu sprawdzenia ich poprawności, zalecamy posortować je narastająco w kolumnie Lp.
Wystarczy kliknąć w nagłówek tej kolumny. Następne kliknnięcie zmienia sposób sortowania (rosnąco lub malejąco).

Taka sytuacja może mieć miejsce i wprowadzone dane zostaną uznane jako prawidłowe. W aplikacji AKCESJA znak teczki może mieć maksymalnie 255 znaków. Wpisane znaki teczek należy rozdzielić przecinkiem.

Poniżej przedstawiono przykład.

Wszystkie dane tekstowe nie mogą zawierać znaku podwójnego cudzysłowia. Aplikcacja weryfikuje wpisane przez użytkownika dane i nie pozwala na ich zapisanie. Wynika to z konieczności zaimportowania danych do ogólnopolskiego systemu informatycznego ZOSIA, który wymaga formatu CSV. Znak podwójnego cudzysłowia zaburzyłby ten format.

Przy wprowadaniu nowych danych do kartoteki materiałów przekazywanych do Archiwum Państwowego aplikacja domyślnie wyznacza kolejny numer Lp. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby go zmienić. Tak należy postąpić w tym przypadku. Jedynie wcześniej należy przeglądnąć już wprowadzone dane określić miejsce (Lp.), w którym powinne znaleźć się wprowadzone dane.
Po uzupełnieniu danych i ich zapisaniu wszystkim danym dla których Lp. jest równe lub większe od wpisanego zostanie zwiększone o 1.

Istnieje możliwość zmiany warość Lp. w już wprowadzonych danych. Po takiej operacji wszystkie wprowadzone dane zostaną przenumerowane.

AKCESJA zapewnia prawidłowe numerowanie w kolumnie Lp.
Gdyby jednak z niewiadomych względów wystąpiło uchybienie numerowania w tej kolumnie, to przycisk    ma je naprawić.

Mogą wystąpić dwa przypadki:

  • powtórzony numer,


    Uszkodzone dane - powtórzony numer w kolumnie 'Lp.' (dwa razy występuje numer 3)

  • "dziura" w numerowaniu.


    Uszkodzone dane - 'dziura' w numerowaniu w kolumnie 'Lp.' (po numerze 4 jest 6)

Należy wówczas kliknąć w przycisk   i twierdząco odpowiedzieć na pytanie pytanie o naprawę numerowania w kolumnie Lp. , wybierając przycisk   Tak .


Dialog z użytkownikiem: pytanie o naprawę numerowania w kolumnie 'Lp.'

Dane w kolumnie Lp. zostaną skorygowane.


Skorygowane dane po użyciu przycisku 'Napraw Lp.' (brak powtórzeń numeru i 'dziur' w numeracji).

Przeglądamy dane, aby je sprawdzenia. Być może trzeba będzie jescze dokonać edycji któregoś rekordu, aby zmienić Lp.

Po zakończeniu sprawdzania danych przez pracownika Archiwum Państwowego, użytkownik powinien otrzymać wiadomość email o wynikach tego sprawdzenia oraz informację o dalszym sposobie postepowania.

Gdy dzieje się inaczej, to możliwe są trzy przypadki.

1) Archiwum Państwowe nie rozpoczęło jeszcze sprawdzania wprowadzonych przez użytkownika danych. Wówczas w górnym panelu informacyjnym:

  • wszystkie dane mają status niesprawdzonych ,
  • ilość błędnych i poprawnych danych wynosi 0 (brak informacji o takich danych).

2) Archiwum Państwowe rozpoczęło sprawdzanie danych lecz jeszcze nie zakończyło tego procesu. Wtedy:

  • ilość danych niesprawdzonych jest różna od 0,
  • ilość danych prawidłowych lub błędnych jest różna od 0.

3) Pracownik Archiwum Państwowego zakończył sprawdzanie danych lecz z niewiadomych przyczyn nie kliknął w przycisk   Zakończ ten etap .
Ilość danych niesprawdzonych wynosi 0 (brak informacji o takich danych).

W panelu informacyjnym podane są dane osobowe pracownika Archiwum zajmującego się Twoją sprawą oraz jego email i telefon. Możesz się z nim skontaktować w celu wyjaśnień. Preferujemy kontakt telefoniczny.

AKCESJA zapisuje wydruk spisu materiałów archiwalnych w pliku dokument_drukuj.pdf. Jest to plik typu PDF. Ustawienia przeglądarki internetowej decydują o tym, jak zostanie on potraktowany. W uproszczeniu można stwierdzić, że możliwe są dwa warianty:

  • wyświetlenie tego pliku w przeglądarce lub przy pomocy innej aplikacji (domyślnej dla plików PDF lub wskazanej w ustawieniach przeglądarki),
  • automatyczne zapisanie go w elementach pobranych lub innym folderze wybieranym przez użytkownika lub wskazanym w ustawieniach przeglądarki.

Zatem w drugim przypadku plik nie zostanie wyświetlony, a zapisany na dysku. Przedstawię teraz sposób konfiguracji wszyskich przeglądarek internetowych dedykowanych do pracy z aplikacją AKCESJA w ten sposób, żeby spis materiałów archiwalnych został wyświetlony w przeglądarce.

1)  Firefox

  • Z górnego menu wybieramy   1 
  • Z podmenu wybieramy   2 
  • W pole tekstowe  wpisujemy pdf  3 
  • Teraz należy określić, jak Firefox będzie obsługiwał pobrane z sieci pliki. W pole tekstowe  wpisujemy pdf  4 
  • Dla typu zawartości   5  ustawiamy czynność:
    •  6  - plik PDF zostanie wyświetlony w przeglądarce Firefox
    • lub  7  - plik PDF zostanie wyświetlony przez (można użyć innej aplikacji).

 1  i  2  to alternatywa przy rozpoczęciu opisanej konfiguracji, gdy górne menu przeglądarki Firefox jest ukryte.


Opis wykonano dla Firefox w wersji 64.0.2.

2)  Google Chrome

  • W prawym górnym rogu klikamy w przycisk   1 
  • Z rozwiniętego menu wybieramy opcję   2 
  • Na dole klikamy w   3 
  • W sekcji   4  klikamy w   5 
  • Na dole klikamy w   6 
  • Wyłączamy opcję   7 

Opis wykonano dla Google Chrome w oficjalnej wersji 71.0.3578.98.

3)  Opera

  • Kombinacją klawiszy ALT + P (trzymając wciśnięty klawisz ALT naciskamy klawisz P) otwieramy zakładkę   1 
  • W menu po lewej stronie rozwijamy opcję    2 
  • Z rozwiniętego menu wybieramy opcję   3 
  • Przechodzimy na dół sekcji   4  i klikamy w   5 
  • Na dole klikamy w   6 
  • Wyłączamy opcję   7 

Opis wykonano dla Opera w wersji 58.0.3135.47.

4)  Microsoft Edge

Edge bez ingerencji w jej ustawienia otwera pliki typu PDF.


5)  Internet Explorer - wersja 11

Internet Explorer w wersji 11 bez ingerencji w jej ustawienia otwera pliki typu PDF.

W przypadku pytań lub wątpliwości należy skontaktować się z pracownikami Archiwum Państwowego w Rzeszowie.